Ranking systemów email dla firm

Ranking systemów email dla firm MŚP 2021

Ranking systemów email dla firm MŚP 2021

Ostatnia aktualizacja: Lipiec, 2021

Ranking systemów email dla firm
Potrzebny jest Ci mail firmowy? Oto najbardziej obszerny ranking rozwiązań email dla firm w Polsce.

Ranking stworzony przez ekspertów pomoże Ci wybrać najlepsze narzędzie email dla Twojej działalności. Znajdziesz tu wszystko od cenników usług, po zrzuty ekranów.

Jeśli dotychczasowe rozwiązania email nie przypadły Ci do gustu, pokochasz ten poradnik! Czas na skrzynkę email na miarę XXI wieku!

Nie masz czasu na czytanie?

Kliknij w przycisk poniżej, aby zjechać bezpośrednio do tabeli porównawczej.

Nie masz czasu na czytanie?

Kliknij w przycisk poniżej, aby zjechać bezpośrednio do tabeli porównawczej.

Idea i kryteria rankingu

W Stronie Biznesu często słyszymy od naszych klientów pytanie: Jaki system dla maila firmowego będzie dla mnie najlepszy? 

Wiele Polskich firm korzysta z rozwiązań, których korzenie sięgają wczesnych lat dwutysięcznych, a współpraca pracowników sprowadza się do udostępniania sobie nawzajem haseł do konta pocztowych. Tak nie powinno być! 

Naszym celem i misją jest pomóc polskim przedsiębiorstwom implementować pocztę email na miarę XXI wieku. Dlatego aby rozwiązać problem dziesiątek Polskich firm, przygotowaliśmy:

Pierwszy w Polsce ranking systemów email dla MŚP i zdalnych zespołów wieloosobowych.

Wybraliśmy rozwiązania najlepsze w swoich segmentach rynkowych, biorąc pod uwagę skrzynki współdzielone, wielokanałowe systemy do obsługi klientów, a także skrzynki mailowe oparte na ekosystemie Google (G Suite / Google Workspace). Do rankingu dopuszczamy tylko te systemy, które w najtańszej opcji płatnej kosztują nie więcej niż 100 zł netto za użytkownika. Naszym zdaniem, droższe narzędzia nie wpasowują w realia Polskich firm. Nie testujemy też rozwiązań całkowicie darmowych, z powodu ich niskiej jakości.

Wszystkie systemy email w rankingu posiadają obowiązkowe funkcje:

  • zabezpieczenia przed spamem i wirusami
  • shared inbox (współdzielona skrzynka mailowa)
  • możliwość zarządzania zespołem i przydzielania maili do poszczególnych pracowników

Spis treści

1. Statystyki

Czyli dlaczego warto zainwestować w szybką obsługę email?

2. Czym jest mail firmowy?

Jak założyć? Czego potrzebujesz?

3. Ranking TOP 10

Porównanie najlepszych 10 narzędzi, w formie tabeli.

4. Recenzje systemów

Opis każdego z systemów, jego mocne i słabe strony.

5. Podsumowanie

Kilka słów od nas, autorów.

6. Kryteria rankingu

Sprawdź na jakiej podstawie wyłoniliśmy najlepsze systemy email.

Dlaczego mail firmowy zwiększa Twoje przychody?

Jak szybko biznes powinien odpowiadać na email?

Czy wiesz, że klient oczekuje odpowiedzi na jego email w ciągu godziny. Aż 2/3 firm odpowiada w przeciągu 24 godzin. Nie dziwne więc, że 43.9% klientów oczekuje szybszej odpowiedzi mailowej.

Milenialsi zapłacą o 21% więcej za prowadzenie interesów z firmami, które wyróżniają się obsługą klienta.

Zwiększenie wskaźnika utrzymania klientów jedynie o 5%, zwiększa zyski Twojej firmy o ~ 25% do 95%.

57% klientów wybierze kontakt z Twoją firmą poprzez narzędzia internetowe takie jak czat na żywo lub email, niż kontakt telefoniczny. 
Tylko 5% globalnych interakcji z klientem zaczyna się od kontaktu twarzą w twarz.

Czym jest mail firmowy? 

Problem z wyborem optymalnego rozwiązania zaczyna się już na samym starcie. Ani w języku polskim, ani w języku angielskim nie ma jednej, konkretnej definicji czym jest “mail firmowy”, a narzędzia dostępne na rynku różnią się między sobą diametralnie. 

Rozwiązania mailowe można jednak podzielić na pewne grupy

  • Skrzynka mailowa na hostingu – współdzielona przestrzeń serwera z Twoją stroną internetową, często jest najprostszym i najtańszym rozwiązaniem, 
  • Shared inbox – mail współdzielony, 
  • CRM – systemy zarządzania klientem, w tym wysyłką email, 
  • Email Marketing Software – systemy do masowej wysyłki email w tym newsletter, 
  • Helpdesk – centrum pomocy, z którego Twoi pracownicy mogą zadzwonić lub wysłać do klienta email,
  • Ticketing software – niezbędne dla zespołów wsparcia klienta, klient daje nam problem do rozwiązania.

Aby ułatwić Ci życie, drogi czytelniku – postanowiliśmy szeroko opisać wymienione powyżej systemy w przyjaznym dla oka rankingu systemów email dla firm. 

Ujednoliciliśmy kategoryzację narzędzi i wybraliśmy najczęściej używane funkcje.

Na tej podstawie wybraliśmy narzędzia email, które kwalifikują się do porównania, a następnie rozpoczęliśmy szeroko zakrojone testy.

Każdy z przebadanych systemów email, które znajdziesz w rankingu poniżej, jest rozwiązaniem wartym uwagi. Twoim zadaniem jest jedynie wybranie tego, który najlepiej wpisuje się w wymagania Twoich pracowników i klientów.

Zapraszamy do lektury!

Table of Contents

Ranking systemów email 2020

Przewijaj
RankingGmeliusFreshDeskDragAppTrengoPipedriveSendinBlueHelpCrunchHelpWiseLoop
RankingGmeliusFreshDeskDragAppTrengoPipedriveSendinBlueHelpCrunchHelpWiseLoop
Suma puktów zdobytych w rankingu
353030282724242022
Minimalna cena za użytkownika (netto)
9 usd15 usd8 usd15 euro9.90 usd
19 euro (za całe konto)
23 usd (email + czat)
12 usd£7
Przybliżona cena w PLN34 zł56 zł30 zł67 zł37 zł8486 zł45 zł35 zł
Cena maksymalna w PLN (pakiet premium)71 zł520 zł-156 zł149 zł218146 zł75 zł60 zł
Darmowa wersja🟥🟥🔴🔴
Ocena konfiguracji narzędzia
Łatwość konfiguracji333333233
Łatwość użytkowania333333333
Dostosowanie systemu do własnych potrzeb333332331
Jednolita sygnatura firmowa (zdjęcie i imię zmienia się w zależności od pracownika)??13????0
Średni czas reakcji firmy na naszą prośbę o pomocBrak odpowiedzi12 sekund81 sekund52 minuty
Funkcjonalności
Shared inbox (wspólna skrzynka mailowa dla całej firmy lub działu po jednym adresem email)
Liczba wersji językowych w panelu admina1161916?2??
Język polski w panelu admina🇵🇱✅🇵🇱✅
Czy wymaga pakietu Gsuite? Wymaga GSUITENie
Wymaga GSUITE
NieNieNieNieNieNie
Przestrzeń na plikiWspółdzielona z G Suite?Współdzielona z G SuiteNielimitowana??Nielimitowana?Nielimitowana
Archiwum wiadomości (ograniczenie dni / wiadomości)Współdzielona z G Suite?Współdzielona z G SuiteNielimitowana, archiwum wiadomości do 30 dni??Nielimitowana?Nielimitowana
Łączenie wątków✅ wkrótce????
@mentions🟥✅ ??🟥🟥🟥??
Śledzenie czy wiadomość została odczytana przez odbiorcę (email tracking)🟥✅ wkrótce🟥🟥 ??
Geotargeting (lokalizacja naszego nadawcy)🟥🟥tylko w czacie🟥??
Szablony gotowych odpowiedzi✅ wkrótce🟥
Cofnij wysyłanie wiadomości?✅ wkrótce (2021)?????🟥
Sekwencje mailowe (wyślij automatyczny follow-up)✅ wkrótce??????
Cykliczne wiadomości, np. przypomnienie o płatności lub powitanie nowego klienta (drip marketing)?✅ wkrótce????🟥
Autoodpowiedzi email (nie ma nie w pracy)🟥✅ wkrótce?????
Automatyczne wysyłanie (np. wyślij rano) ??🟥????🟥
Newsletter - zarządzanie kampaniami mailingowymi🟥🟥🟥🟥?🟥
Masowa wysyłka maili (bez BCC)🟥🟥🟥🟥 BCC do max 20 osób?🟥
Przypisz mail do pracownika
Automatyczne przydzielanie maili do pracowników lub działów????🟥
Wspólne wersje robocze, wpólne pisanie maili🟥🟥🟥🟥🟥??
Collision-control (kiedy pracownicy wysyłają maila w tym samym czasie) 🟥🟥??
Czat wewnętrzny z zespołem🟥🟥
Tagowanie wiadomości🟥🟥
Czy posiada CRM? (przynajmniej prosty)???🟥
Wspólne notatki o kliencie (komentarze do klienta)🟥🟥??🟥
Listy zadań do wykonania (checklista to-do)🟥🟥???🟥
Planowanie spotkań lub zadań w kalendarzu (przypomnienia, due date)🟥???🟥
Statystyki, mierzalność wydajności zespołu🟥?🟥
Rankingi
Ranking według Capterra4,64,64,54,74,54,44,854,6
Ranking według G2.com 4,44,64,54,64,34,64,74,94,9
Ranking według GetApp4,64,64,54,74,54,44,84,54,6
Integracje
Live chat feature🟥🟥🟥
Chat bot (automatyczne)🟥🟥?wkrótce🟥
Integracja z Zapier?🟥
Obsługa Messengera🟥🟥?🟥wkrótce🟥
Obsługa WhatsApp🟥🟥?🟥🟥
Obsługa SMS🟥🟥??🟥
Obsługa połączeń (integracja z VOIP)🟥🟥?🟥🟥
Urządzenia i aplikacje
Web?🟥
iOS🟥🟥?
Android🟥🟥?
Windows🟥🟥🟥🟥🟥🟥?
Mac🟥🟥🟥🟥🟥🟥?
Wynik (TAK)181714711101386
Punkty za cenę516745035
Suma punktów konfiguracyjnych999998897
Punkty za dostępne aplikacje331531304
PrzetestujTestuj!Testuj!TestujTestujTestuj!Testuj!Testuj!Testuj!
Zobacz recenzjęRecenzjaRecenzjaRecenzjaRecenzjaRecenzjaRecenzjaRecenzjaRecenzjaRecenzja

Jak założyć mail firmowy?

Mail firmowy najprościej i najszybciej jest założyć na tym samym serwerze, gdzie znajduje się także Twoja strona internetowa. Niemal każdy usługodawca zapewnia taką możliwość, przynajmniej na kilka skrzynek pocztowych (dla Ciebie i Twoich pracowników).

Jak widzisz, mail firmowy z własną końcówką (email@mójadres.pl) to nic trudnego. 

Co natomiast dzieje się w sytuacji, gdy Twój pracownik zajmuje się kluczowym klientem? Pracownik poszedł na urlop, a klient pozostał bez odpowiedzi? 

Problem zaczyna się, gdy pracownicy zaczynają żonglować mailami między sobą lub spędzają swój czas na informowaniu reszty zespołu o uzgodnieniach mailowych z klientem. Z czasem, gdy Twoja firma rośnie, posiadanie maila dedykowanego dla każdego pracownika (np. jan.kowalski@firma.pl) staje się problematyczne. 

Takie sytuacje nie zdarzają się w rozwiązaniach takich jak helpdesk czy shared inbox, czyli systemach agregujących maile i pytania od klientów – to taka współdzielona skrzynka email.

Wspólna poczta email

Wspólna skrzynka pocztowa oznacza w zasadzie tyle, że Twoja firma posiada tylko jeden adres mailowy (np. kontakt@firma.pl lub kilka, np. jeden email na wieloosobowy zespół/dział). 

Dzięki takiemu rozwiązaniu nie wprowadzamy klienta w błąd przerzucając go od Pana Darka z działu sprzedaży, po Panią Krysię z działu księgowego kończąc. Klient zawsze komunikuje się z Twoją firmą za pomocą jednego adresu email. 

Co dzieje się z mailem po dostarczeniu do współdzielonej skrzynki pocztowej Twojej firmy? Jest segregowany i (automatycznie) przydzielany do odpowiedzialnej za odpowiedź osoby. Jeśli wiadomość klienta tyczy się zapytania o usługę, mail zostanie przydzielony do któregoś z Twoich handlowców. 

Zasady przydzielania ustalasz Ty! Można to zrobić automatycznie – za pomocą reguł i słów kluczowych, np. wszystkie maile zawierające słowo “faktura” będą z automatu przydzielane do księgowej. Maile, które nie zostały rozdzielone automatycznie, można przypisać ręcznie, a 95% pracy zrobi za Ciebie automat!  

Atuty takiego rozwiązania: 

  • klient zawsze otrzyma szybką wiadomość, nawet jeśli Twój pracownik jest na urlopie, na jego maile odpowie ktoś inny z zespołu, 
  • pracownicy mogą wspólnie przygotować najważniejsze wiadomości email, np. dla kluczowych klientów Twojego przedsiębiorstwa, 
  • dzielisz się skrzynką mailową, a nie hasłem 😉 

Ranking systemów email 2020

Heading #1
Trengo
DragApp
HelpWise
Gmelius
Pipedrive
SendinBlue
FreshWorks
HelpCrunch
Loop
Crisp
Logo
Punkty w rankingu
Test
Test
Cena za użytkownika (netto miesięcznie)
Tets
Tets
Tets
Cena w PLN
Cena w PLN,
za najdroższy pakiet
Darmowa wersja 0 PLN
Łatwość konfiguracji
Łatwość użytkowania
Customizacja
Przydatny dla freelancerów?
Czy wymaga pakietu Gsuite?
Tak
Średni czas reakcji supportu
Liczba wersji językowych w panelu admina
Język polski w panelu admina
Przestrzeń na pliki
Archiwum wiadomości (dni)
Shared inbox
Łączenie wątków
Email tracking (czy odbiorca odczytał maila)
Geotargeting
Jednolita sygnatura firmowa (zdjęcie i imię zmienia się w zależności od pracownika)
Szablony gotowych odpowiedzi
Sekwencje mailowe (wyślij automatyczny follow-up)
Autoodpowiedzi email (nie ma nie w pracy, otrzymaliśmy wiadomość)
Cykliczne wiadomości (np. przypomnienie o płatności, powitanie)
Automatyczne wysyłanie (wyślij rano)
Newsletter
Masowa wysyłka maili
Cofnij wysyłanie wiadomości
Przypisz mail do pracownika
Automatyczne przydzielanie maili do pracowników
Czat wewnętrzny z zespołem
Collision-control (kiedy pracownicy wysyłają maila w tym samym czasie)
Tagowanie wiadomości
Wspólne notatki o kliencie
Checklista to-do
Statystyki – mierz wydajność pracowników
Umawianie spotkań w kalendarzu i przypomnienia o wydarzeniach
Wspólne wersje robocze
Czy system posiada (co najmniej prosty) CRM?
Oceny
Ocena według Capterra
Ocena według G2.com
Ocena według GetApp
Dostępne aplikacje
iOS
Web, Android, Windows, Mac, iOS

Ranking zawiera linki afiliacyjne, dzięki którym możemy tworzyć treści najwyższej jakości i na bieżąco je aktualizować.

TOP 10 systemy email dla firm

Gmelius

Narzędzie, które rozszerza standardowe funkcje Gmaila (G Suite) o nowe funkcje! Możecie pracować wspólnie na jednej skrzynce, a także przydzielać maile do odpowiednich osób lub działów!

Gmelius collaborative inbox

Silne strony

Słabe strony

Freshdesk

FreshDesk

Świetna opcja dla dużych firm, w których liczy się bardzo szybka i wielokanałowa obsługa klienta. Od maila, po czat, na firmowym systemie call center kończąc! 

Freshdesk screenshot

Silne strony

Słabe strony

DragApp

DragApp to jeden z pionierów wykorzystania skrzynek Gmail jako skrzynek współdzielonych, czyli takich, które korzystają jednego adresu email. 

DragApp Screenshot

Silne strony

Słabe strony

Trengo

Firma z siedzibą w Unii Europejskiej, dzięki czemu wiesz, że standardy RODO na pewno są przestrzegane. Po za tym za sukcesem Trengo stoi bardzo ambitny i miły zespół. 

Trengo shared inbox

Silne strony

Słabe strony

User.com

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo. Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.

Silne strony

Słabe strony

Podsumowanie

Ranking zawiera linki afiliacyjne. Dzięki nim możemy tworzyć treści najwyższej jakości i na bieżąco je aktualizować. Dziękujemy za wszystkie kliknięcia i wsparcie! 🙂

Kryteria rankingu

Za każdą funkcję wymienioną w rankingu – narzędzie dostaje 1 punkt. 

Nasza subiektywna ocena wrażeń z konfiguracji i użytkowania narzędzia – łącznie 9 punktów:  

  • Customizacja: 
    • wyjątkowo prosta – 3 punkty
    • bez przeszkód – 2 punkty
    • uboga – 1 punkt
  • Łatwość użytkowania:
    • wyjątkowo prosta – 3 punkty
    • bez przeszkód – 2 punkty
    • z przeszkodami – 1 punkt
  • Konfiguracja:
    • wyjątkowo prosta – 3 punkty
    • bez przeszkód – 2 punkty
    • z przeszkodami – 1 punkt
  • Sygnatura:
    • brak automatycznej sygnatury – 0 pkt
    • indywidualna sygnatura dla każdego z pracowników – 1 pkt
    • jednolita sygnatura dla całej firmy, automatycznie pobiera zdjęcie, imię i stanowisko pracownika – 3 pkt

 

Punktacja cennika

  • 0-10 zł = 10 pkt
  • 11-15 zł = 9 pkt
  • 16-20 zł = 8 pkt
  • 21-25 zł = 7 pkt
  • 26-30 zł = 6 pkt
  • 31-35 zł = 5 pkt
  • 36-40 zł = 4 pkt
  • 41-45 zł = 3 pkt
  • 46-50 zł = 2 pkt
  • 51-60 zł = 1 pkt
  • 60+ zł= 0 pkt
  • Rozwiązania firmowe (nie za liczbę wykupionych stanowisk) – 5 pkt 

Zastrzegamy sobie prawo, iż ranking ze względu na swoją obszerność może zawierać błędy. Uprzejmie prosimy o informację, jeśli podane dane zawierają błędy – kontakt@stronabiznesu.pl.

Hej, mam prośbę. Jeśli spodobał Ci się ten ranking, podaj go znajomym którym może się przydać. Ufam, że wiesz co zrobić z poniższymi przyciskami, dzięki!

[yasr_visitor_votes]
Share on facebook
Share on twitter
Share on google
Share on whatsapp
Share on linkedin
Mogą Cię zainteresować:
kody rabatowe
Ranking
Kody rabatowe na Hosting

Tutaj znajdziesz specjalne kody zniżkowe na usługi hostingowe, domeny i kupno narzędzi biznesowych, takich jak

Bezpłatna konsultacja

Zaproponujemy Ci tylko takie rozwiązanie, które będzie dopasowane do Twojego biznesu. Wypełnij poniższy formularz, a w ciągu 24 godzin zadzwoni do Ciebie nasz Specjalista i przeprowadzi Cię przez proces, krok po kroku. Pracujemy Poniedziałek – Piątek w godzinach 9:00 – 15:00.