Mail firmowy – gdzie założyć? Jak skonfigurować?

Mail firmowy – gdzie założyć i jak go skonfigurować? Adres firmowy z własną końcówką to nic skomplikowanego. Z artykułu nauczysz się jakie rozwiązanie wybrać i na co uważać podczas wybierania poczty firmowej.
Mail firmowy

Jak Cię widzą, tak Cię piszą. Dlatego profesjonalny adres e-mailowy to konieczność, jeśli chcesz aby Twoja firma odbierana była poważnie. Poczta firmowa jest jednym z tych elementów, które Twoi klienci widzą najczęściej. Mają do czynienia z Twoim emailem za każdym razym gdy do Ciebie piszą. 

Sprawdź jak założyć maila firmowego i o czym powinno się pamiętać przy zakładaniu.

 

Trzymaj wszystko w jednym miejscu

Mail firmowy najprościej i najszybciej jest założyć na tym samym serwerze, gdzie znajduje się także Twoja strona internetowa. Niemal każdy usługodawca zapewnia taką możliwość, przynajmniej na kilka skrzynek pocztowych (dla Ciebie i Twoich pracowników). 

Oznacza to kontrolę całej Twojej infrastruktury informatycznej w jednym miejscu przez co łatwiej jest nią zarządzać. Do tego otrzymujesz jedną fakturę, nie rozdrabniasz się na kawałki. 

 

Email firmowy w prywatnej skrzynce Gmail [instrukcja dla klientów]

Niemal każdy, a na pewno 90% czytelników tego bloga, posiada skrzynką mailową w Gmail. Dlatego stworzyliśmy instrukcję jak połączyć skrzynkę firmową z Twoją prywatną skrzynką Gmail, aby łatwo zarządzać wszystkimi wiadomościami z jednego miejsca.

Sprawdź czy spełniasz warunki:
– Musisz posiadać skrzynkę e-mailową założoną u nas (jeśli jesteś naszym klientem).
– Musisz mieć konto Gmail.

Z początku możesz obawiać się, że Twoja prywatna korespondencja pomiesza się z tą biznesową, ale uspokajamy. Nic bardziej mylnego. Nie znamy nikogo, kto żałowałby tej decyzji. Użytkowanie jest bardzo intuicyjne, a ilość zaoszczędzonego czasu – ogromna. Dzięki połączeniu kont mailowych, zaoszczędzisz kilka-kilkanaście minut dziennie, co daje Ci oszczędność kilku godzin w skali miesiąca!

Każda skrzynka pocztowa jest podzielona na dwa moduły: wysyłanie i odbieranie wiadomości. Każdy z nich musisz skonfigurować oddzielnie. Poniżej znajdziesz instrukcję krok po kroku, dzięki której konfiguracja nie powinna zająć Ci to dłużej niż 20 minut. 

 

Krok 1: Dodawanie skrzynki pocztowej do Gmail (wysyłanie wiadomości)

Dzięki tej konfiguracji możliwe jest wysyłanie wiadomości z poczty Gmail przy użyciu firmowego adresu mailowego. Inaczej nazywana konfiguracją SMTP.

Aby uruchomić wysyłanie wiadomości przez SMTP, przejdź do poczty Gmail, gdzie należy kliknąć koło zębate znajdujące się w prawym górnym rogu i wybrać zakładkę “Ustawienia”, a następnie “Konta i importowanie”.

 


Znajdź i kliknij opcję “dodaj inny adres e-mail“:

 


Otworzy się okno, w którym należy wpisać Twoją nazwę i adres maila firmowego:

 


Kliknij “dalej”. Następnie uzupełnij dane tak, jak podano poniżej:

  • Serwer SMTP zmień na adres smtp.zenbox.pl,
  • Nazwa użytkownika to Twój pełny adres email,
  • Hasło do Twojej skrzynki firmowej.

Resztę ustawień pozostaw bez zmian (tj. protokuł TLS i port 587 ).

Na Twoją skrzynkę mailową został wysłany email potwierdzający operację. Kliknij w link potwierdzający.

Gotowe!

 

Krok 2: Dodawanie skrzynki pocztowej do Gmail (odbieranie poczty)

Ta konfiguracja umożliwi Ci odbieranie wiadomości przychodzących, za pomocą poczty Gmail. Inaczej nazywana konfiguracją POP3.

Pierwsze kroki wyglądają podobnie jak przy konfiguracji SMTP. Będąc w poczcie Gmail, należy kliknąć koło zębate znajdujące się w prawym górnym rogu, wybrać zakładkę “Ustawienia”, a następnie “Konta i importowanie”.

 


Wybierz opcję “Dodaj posiadane konto pocztowe POP3

Konta i importowanie - dodaj konto pop3

 

Pojawi się okno, w którym należy wpisać adres mailowy, który chcemy dodać:

 


Po kliknięciu Dalej, należy uzupełnić formularz o:

  • adres mailowy (wpisz go ponownie),
  • hasło do skrzynki pocztowej,
  • serwer POP zmienić na adres pop3.zenbox.pl,
  • port zmienić na wartość  “995”

Pozostałe pola są opcjonalne. Polecamy pozostawić je puste.

 

Voilà! Gotowe! Poczta wysyłkowa i odbieranie wiadomości zostały skonfigurowane! 


Pro TIP: jeśli jesteś zaawansowanym użytkownikiem Gmail i używasz “etykiet” w codziennej pracy, w takim przypadku warto zaznaczyć “Przychodzące wiadomości oznaczaj etykietą“, wybierając istniejącą etykietę lub tworząc nową. Pomoże Ci to odróżnić w ułamku sekundy Twoje prywatne wiadomości od wiadomości firmowych, a także ułatwi segregację poczty. Aby ten proces usprawnić, my oznaczamy etykiety ikonami, aby od razu rzucały się w oczy, tak jak na przykładzie:

 

Instrukcja konfiguracji Gmail [jeśli nie jesteś naszym klientem]

Kroki konfiguracji poczty internetowej w Gmail, będą identyczne jak przedstawiono powyżej. Z tą jedynie różnicą, że musisz wpisać inne dane serwerów SMTP i POP3, odpowiednie dla serwera na którym posiadasz stronę www. Informacje o danych SMTP i POP3 uzyskasz podczas zakładania poczty email u Twojego dostawcy hostingu. 

 

Gdzie założyć maila firmowego?

Jeśli posiadasz już stronę internetową, adres email firmowy nie powinien stanowić problemu, a jego założenie zajmie Ci kilka minut. Masz już swoje małe “miejsce w internecie” w postaci strony internetowej, więc bez problemu możesz tam dorzucić także skrzynkę. 😉 Opcję założenia nowej poczty mailowej znajdziesz w panelu administratorskim Twojego dostawcy hostingu. Jeśli natomiast masz trudności, skontaktuj się z administratorem swojego serwera. 

Dla fanów usługi Gmail, polecamy pakiet “G Suite” od Google, czyli poczta firmowa połączona bezpośrednio do panelu Gmail. Co to oznacza? Zamiast standardowej końcówki “@gmail.com”, Twój adres wyglądać po Twojemu, np. twójadres@twojadomena.pl. Pakiety zaczynają się od około 20 zł miesięcznie (za użytkownika), a wpakiecie otrzymujesz dostęp do szybkiej poczty, panelu administracyjnego, które najpewniej już znasz oraz pakiet usług Google – takich jak większa pojemność dysku Google Drive, możliwość korzystania z wideorozmów Google Hangouts i wiele innych korzyści, których szczegóły znajdziesz tutaj

 

Stwórz stopkę mailową!

Stopka mailowa to darmowa reklama dla Twojej firmy, a jeśli dodasz do stopki swoje zdjęcie – masz ogromny plus do zaufania ze strony klienta! Z resztą, tak jak wpominaliśmy w pierwszym akapicie artykułu, email to jeden z najczęściej widywanych elementów, na jaki natrafiają klienci w komunikacji z Twoją marką. 

Profesjonalna stopka mailowa powinna być przejrzysta. Przede wszystkim zadbaj o to aby:

  • zawierała tylko istotne informacje, takie jak imię, nazwisko, logo, numer telefonu, Twoje stanowisko i adres strony internetowej,
  • nie przesadź z kolorami, użyj maksymalnie 2 lub 3,
  • wezwij klienta do działania – zaproś go na stronę lub do dalszego kontaktu.
  • Stwórz stopkę za darmo

Gdzie założyć stopkę mailową dla swojej firmy? Na rynku istnieje wiele całkowicie bezpłatnych generatorów podpisów mailowych. Oto kilka z najpopularniejszych:

  • HubSpot – to bardzo intuicyjne narzędzie, które polecamy każdemu początkującemu. Stopkę stworzysz szybko, bezboleśnie i z własnym logo, a nawet kolorami firmowymi. 


  • Si.gnatu.re – narzędzie także w wersji płatnej, natomiast bezpłatne konto wystarczy Ci do wszystkiego czego potrzebujesz. Twoja przykładowa stopka mailowa może wyglądać tak: 


  • Wise Stamp – chwali się szeroką gamą możliwości i inspiracji. To narzędzie jest także płatne, natomiast powinna Ci wystarczyć darmowa wersja. Wystarczy kliknąć przycisk “Create Your Signature”, aby przejść do darmowej kreacji. 🙂 

 

Jak dodać gotową stopkę do mojego maila? 

To bardzo proste. Najpierw skopiuj stworzoną przez siebie stopkę mailową, a następnie przejdź do poczty (w naszym przypadku jest to Gmail). 

Następnie zjedź niżej (prawie do samego dołu) i znajdź opcję “podpis”: 

Wklej, zapisz i gotowe. 🙂 

 

Dlaczego profesjonalny mail firmowy jest tak ważny?

Należy podkreślać swoją tożsamość i przypominać klientom z kim mają do czynienia, cały czas. Im dłużej obcują z Twoją marką – na przykład widząc Twoje logo, tym bardziej sprawiasz wrażenie firmy bliższej sercu klienta. 

Przykład: Czy Coca-Cola musi koniecznie reklamować się wszędzie? Nie! Ich biznes osiąga całkiem pokaźne wyniki finansowe. Ale reklamują się nieustannie, przypominają o sobie zawsze kiedy tylko nadarzy się ku temu okazja.

W ten sam sposób powinna działać także Twoja firma. Zawsze przypominaj klientom kim jesteś. Niech o Tobie pamiętają!

Podobało Ci się? Oceń ten post!
Ocena: 5 (1)
Share on facebook
Share on twitter
Share on google
Share on whatsapp
Share on linkedin
Najnowsze komentarze
    O nas

    Dbamy o silny wizerunek Twojej marki w Internecie. Dzięki spójnej identyfikacji wizualnej firmy i efektywnym działaniom w social media – napędzamy Twój biznes o nowych klientów.

    Powiązane artykuły:
    Instrukcja
    Konfiguracja Business Managera Facebook

    Business Manager – to najprościej mówiąc, bardziej zaawansowane konto administratorskie do zarządzania Twoim fanpage, a także kontem reklamowy (lub kilkoma na raz).